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टिप्स:क्या आपको ई-मेल का जवाब नहीं मिलता? तरीका बदलकर देखिए...

एक महीने पहले
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  • प्रभावशाली ई-मेल के 5 तरीके

अक्सर ऐसा होता है कि आप किसी को ई-मेल करते हैं लेकिन कई दिनों तक जवाब नहीं आता है। हर बार जवाब न मिलने का ये मतलब नहीं होता कि व्यक्ति आपको नज़रअंदाज कर रहा है। दोबारा ईमेल करने में आप असहज महसूस कर सकते हैं। जानिए प्रभावशाली ई-मेल लिखने के 5 तरीके।

1. सब्जेक्ट लाइन में ही अपनी बात समझा दें

शोध बताते हैं कि जब भी आप किसी को ई-मेल लिखते हैं तो इस बात का ख्याल रखें कि आपकी सब्जेक्ट लाइन में कम से कम चार शब्द होने चाहिए। इसके अलावा ‘फॉलोइंग अप’ जैसे बेहद आम शब्द लिखने से बचें। ऐसे वाक्य लिखें जिसमें सामने वाले को आपकी बात का प्रिव्यू मिल जाए। जैसे- ‘नेक्स्ट स्टेप्स ऑन प्रोजेक्ट।’

2. बेहद विनम्र और दोस्ताना शब्द लिखें

ई-मेल की सबसे बड़ी कमी ये होती है कि इसमें आपकी टोन समझ में नहीं आती है। आपने जो भी लिखा है उसे किस टोन में लिया जाएगा ये आप नहीं बता सकते। इसलिए ई-मेल मैसेज लिखते हुए बेहद सतर्क रहें। सबसे विनम्र और दोस्ताना शब्दों का प्रयोग करें। ध्यान रखें कि पढ़ने वाले को आपके मैसेज में कहीं कुछ बुरा न लग जाए।

3. कम शब्दों में बात बताने की आदत डालें

अपनी बात को कम शब्दों में कहने की आदत डालें। ई-मेल बेहद स्पष्ट और छोटा होना चाहिए। लंबे -चौड़े मेल देखकर लोग घबरा जाते हैं। या तो वे उस मेल को टाल देते हैं या टिक मार्क कर बाद में पढ़ने के लिए रख लेते हैं। आपकी बात तब सबसे ज्यादा असर करती है जब कम शब्दों में बोली जाए। सरल भाषा का उपयोग करते हुए छोटा और प्रभावशाली मेल लिखें। शोध बताते हैं कि 75 से 100 शब्दों वाले ई-मेल सबसे अच्छे माने जाते हैं।

4. स्पष्ट व सीधी बात लिखेंगे तो बेहतर होगा

ई-मेल लिखते हुए सामने वाले से स्पष्ट और सीधी बात करें, घुमावदार तरीके न अपनाएं। सीधी बात पढ़ने वाले को ज्यादा सहज बनाए रखेगी और आसानी से समझ में भी आएगी। वो आपकी लिखी स्पष्ट बात की कद्र करेंगे, उसे जल्दी समझेंगे। जितनी जल्दी वे आपकी बात को समझेंगे उतनी ही जल्दी आपको जवाब भी देंगे।

5. फॉलोअप यानी आग्रह, ज़िद नहीं

ई-मेल लिखने के बाद फॉलोअप लेना यूं तो अच्छा होता है लेकिन इसका भी एक सही तरीका होता है। यह याद रखें कि आग्रह और ज़िद में बहुत सूक्ष्म फर्क होता है। नियम कहता है कि ई-मेल लिखने के एक हफ्ते बाद ही फॉलोअप के बारे में विचार करना चाहिए। इसके बाद भी एक ही फॉलोअप भेजें। जवाब के लिए फिर कुछ दिन इंतजार करें।

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